Mappa del lavoro — manuale d'uso

Che attività è, e chi serve per farla

Uno strumento gratuito di DeepAiUG per imprenditori, manager e PMI. Fa una cosa sola, in dieci minuti: prende un'attività — non un reparto, non una persona — e dice che tipo di lavoro è, dove finiscono le sue eccezioni, e che posto serve per farla. Alla fine lascia in mano un documento da portare in riunione.

Questo manuale spiega come si usa, cosa dice l'esito, e come leggerlo con sei esempi. È scritto per la versione 1.0.1.

1. Cosa fa, e cosa non fa

Valuta il lavoro, mai le persone. Non c'è un campo in cui scrivere il nome di qualcuno, e non ci sarà. Ogni frase dell'esito parla di un posto — «chi fa questo lavoro coopera» — non di chi lo occupa. Se vi trovate a pensare «quindi Mario è…», avete lasciato il perimetro dello strumento: la frase giusta è «questo posto chiede di…».

Non dice se un lavoro è buono o cattivo. Un'attività operativa fatta bene è una cosa preziosa, e chi la fa non è un ripiego. Lo strumento dice che tipo di lavoro è, e se il modo in cui lo state governando gli corrisponde.

Non risolve il mercato del lavoro. «Non trovo le persone giuste» ha molte cause: paga, orari, territorio. Questo strumento ne riduce una sola — l'abbinamento sbagliato fra un lavoro e il modo in cui è organizzato — e non fa nulla per le altre.

Non manda nulla da nessuna parte. Nessuna registrazione, nessun cookie, nessuna statistica, nessun server. Funziona da una chiavetta a rete staccata. La dichiarazione è nel piede della pagina, e si verifica in dieci secondi nel pannello di rete del browser.

2. Prima di cominciare: una sola attività

La regola d'ingresso è una, ed è quella che fa la differenza fra un esito utile e un esito a caso:

Una sola attività, un solo responsabile, un solo orizzonte di chiusura.

Se non riesci a descriverla così, spezzala e ricomincia da un pezzo.

Lo strumento valuta il lavoro, non chi lo fa.

«Gestire il magazzino» non è un'attività: dentro ci sono il picking di ogni giorno e il cambio del gestionale, e sono due lavori diversi che darebbero due esiti diversi. «Preparare le spedizioni del giorno» è un'attività. «Introdurre il nuovo gestionale» è un'altra.

Il campo «Descrivi l'attività» è facoltativo. Serve a voi, quando rileggerete il documento fra mesi, per ricordare di cosa stavate parlando. Non entra nel calcolo.

3. Le otto domande

Nessuna chiede cosa vorreste. Chiedono cosa succede, e cosa è successo negli ultimi trenta giorni. Rispondete con i fatti: è l'unico modo perché l'esito parli di voi.

Le domande stanno in tre famiglie, e vale la pena saperlo per leggere l'esito: le domande 1, 2, 5 e 6 dicono dove sta il lavoro; la 3 dice dove finiscono le eccezioni; la 7 e la 8 dicono cosa può andare storto, e non spostano la posizione — producono i due segnali di stop. La 4 alimenta solo la descrizione del posto.

Si torna indietro sempre. Dall'esito, ogni risposta si può correggere cliccandola, e tutto si ricalcola.

4. L'esito, dall'alto in basso

L'ordine è una scelta: quello che si dice ad alta voce sta in cima, quello che lo giustifica sta sotto.

La frase secca

Una riga, in grande. È il verdetto, ed è una di queste:

• Operativa, governata come tale.
• Operativa, con eccezioni frequenti che non arrivano a decisione.
• Progetto, governato come tale.
• Progetto governato come operazione. — È l'errore più frequente: al lavoro si dà una procedura, una scadenza e nessuna autonomia, come se il come fosse già scritto. Non lo è, altrimenti non sarebbe un progetto.
• Il misto, che dice sempre perché è misto: «Il metodo è scritto, ma le eccezioni sono il lavoro», «Il metodo è scritto, ma l'errore si vede tardi», «Si ripete ogni giorno senza che nessuno l'abbia scritta», e altre tre. Il misto non è un'incertezza dello strumento: è la descrizione più precisa che ha, ed è spesso l'esito che dice all'azienda una cosa che non sapeva.

Le righe di stop

Sotto la frase, solo se attive. Sono due, e chiedono di fermarsi:

• «— e l'errore non si recupera», in rosso. Il rosso in questa pagina compare qui e in nessun altro posto.
• «Questo lavoro vive in una persona sola. Il suo nome non va scritto qui: ditelo ad alta voce, adesso.» Non c'è un campo. Il nome si dice in sala, e resta lì. È il momento in cui, di solito, cala il silenzio.

Può comparire una terza riga: «Classificata come misto per via del metodo scritto per intero». È l'unica regola che sovrascrive il calcolo — un lavoro con il metodo scritto per intero non viene mai chiamato progetto — e quando scatta lo dichiara.

La mappa

Due assi e un punto. In orizzontale quanto il lavoro è definito: 0 tutto aperto, 100 tutto scritto e prevedibile. In verticale le eccezioni arrivano a decisione: 0 restano lì, 100 vengono decise subito da chi le incontra. Sono gli stessi estremi che troverete fra parentesi nella riga sotto la mappa: i due assi si spiegano lì, non qui. Due linee sottili verticali sono le soglie fra progetto, misto e operativo: non hanno nome, e nessuna zona ha un colore, perché la mappa dice dove siete, non in quale casella.

La linea tratteggiata azzurra è «quanto servirebbe»: quanto servirebbe che le eccezioni arrivassero a decisione perché quel lavoro regga, dato quanto sono frequenti e quanto il metodo è scritto. Se il punto sta sopra, va bene. Se sta sotto, il punto è più fioco. Non c'è un allarme, non c'è un semaforo: il lavoro c'è, si sta solo guardando meno di quanto servirebbe. Ciò che si paga senza vederlo, in questo strumento, si rappresenta come profondità.

Sotto la mappa, la stessa cosa in parole, per chi rileggerà il documento senza il colore: «Il lavoro sta a 23,3 su 100 di definizione (0 tutto aperto, 100 tutto scritto e prevedibile): poco definito. Le eccezioni arrivano a decisione a 33,3 su 100 (0 restano lì, 100 vengono decise subito da chi le incontra): quando qualcuno se ne ricorda. Ne servirebbero 80: basterebbe che fossero decise subito, da chi la incontra. Il punto è sotto la linea, e per questo è fioco.»

Quattro periodi, e ognuno risponde a una domanda: dove sta il lavoro, dove arrivano le eccezioni oggi, quanto basterebbe, da che parte della linea è il punto. Ogni numero porta con sé gli estremi del suo asse e la risposta da cui viene, così la riga si legge senza questo manuale accanto. Il terzo periodo dice quanto basterebbe con le parole di una risposta, non con un numero: se anche solo quel gradino bastasse, lo trovate scritto.

Sotto, una riga fissa e più piccola: «I numeri sono punteggi da 0 a 100 calcolati dalle risposte, non percentuali.» Sta lì perché 76,7 letto di sfuggita sembra una percentuale, e non lo è.

Il perché

Due righe: le due risposte che hanno spostato di più il punto, dette con le parole dell'opzione che avete scelto. «Pesa di più: ogni giorno (variabilità). Poi: sia il risultato sia come ottenerlo (obiettivo e metodo).» Se le eccezioni restano molto indietro, una terza riga le nomina.

Serve a discutere l'esito invece di subirlo. Se una delle due righe vi sembra sbagliata, la discussione è su quella risposta, non sullo strumento.

Il posto, com'è

Sei righe, tutte all'indicativo, che descrivono come il lavoro funziona oggi. La prima dice quale postura il posto chiede:

• Coopera: «ciascuno fa la propria parte per contribuire a un risultato comune». Cooperare è dividere il lavoro. Suonare ciascuno la propria parte nello stesso spartito. Serve all'efficienza: realizzare una soluzione già decisa, dividendo i compiti.
• Collabora: «le parti lavorano insieme, influenzandosi reciprocamente, per costruire il risultato comune». Collaborare è condividere il lavoro. Comporre insieme la musica. Serve all'efficacia: costruire la soluzione giusta, condividendo decisioni, problemi, conoscenze e responsabilità.
• Collabora per decidere come cooperare: le due insieme, quando l'esito è misto. La seconda frase dice in quale forma, ed è una di tre: «Ciascuno porta avanti la propria parte; l'eccezione si affronta insieme, quando arriva.», «Ciascuno fa la propria parte ogni giorno; il come non è mai stato deciso insieme.», «Prima si decide insieme, poi ci si divide il lavoro.» Poi la chiave: «In un progetto servono entrambe: collaborare su ciò che chiede decisioni condivise, cooperare su ciò che si può distribuire.»

Nessuna delle tre è migliore. Si coopera e si collabora bene o male, e lo strumento non è in grado di dirlo: dice quale delle due il lavoro chiede. Le altre cinque righe dicono chi decide un'eccezione, chi può cambiare il metodo, quando il lavoro chiude, quanto costa un errore, cosa succede senza chi lo fa oggi.

Non c'è una riga sulle competenze richieste, e non è una dimenticanza: si deducono da come funziona oggi, e scriverle sarebbe già dirvi cosa fare.

Cosa cambierebbe se

È l'unico blocco in cui lo strumento indica una direzione, e ha un titolo suo perché non si confonda con la descrizione. Ogni riga, tranne una, comincia con «Se voleste…» e resta al condizionale: la scelta è vostra.

«Niente da cambiare» è una delle risposte possibili, e la vedrete. Uno strumento che ha sempre qualcosa da farvi cambiare non vi sta valutando: vi sta vendendo qualcosa.

Le risposte, l'attività, il piede

Le otto risposte in chiaro, cliccabili per correggerle. Il testo che avete scritto. Poi il piede: la dichiarazione che niente lascia il browser, dove restano le risposte, le attribuzioni, la versione e le licenze.

5. Sei esempi

Sono i casi su cui il modello è stato tarato prima di scrivere una riga di codice. Costruiti su trent'anni di PMI manifatturiere, non vissuti in una in particolare. Le risposte sono nell'ordine delle otto domande, con le parole esatte delle opzioni; anche il «perché» è riportato come lo scrive lo schermo.

Il tornitore su commesse ripetitive

Subito, con un controllo o uno strumento · qualche volta · in giornata, da qualcuno che ha l'autorità · il responsabile · sia il risultato sia come ottenerlo · a fine turno, e domani ricomincia · si rifà, costa soldi veri · rallenta, ma si recupera.

Operativa, governata come tale. Definizione 90, eccezioni a 66,7 con 20 che servirebbero: il punto è alto e pieno. Pesa di più: sia il risultato sia come ottenerlo (obiettivo e metodo). Poi: subito, con un controllo o uno strumento (analizzabilità). Il posto coopera. Cosa cambierebbe se: «Niente da cambiare, per come funziona oggi: il lavoro sta dove lo state governando.» È l'esempio da tenere a mente quando qualcuno dice che lo strumento «spinge verso i progetti»: non lo fa.

L'introduzione di un CRM

Settimane dopo, dagli effetti · ogni settimana · subito, da chi la incontra · chi fa il lavoro · il risultato sì, il come no · a una data o a una consegna · si rifà, costa soldi veri · si ferma finché non torna o non si trova qualcuno.

Progetto, governato come tale. Definizione 33,3, eccezioni a 100 con 66,7 che servirebbero. Pesa di più: ogni settimana (variabilità). Poi: il risultato sì, il come no (obiettivo e metodo). Il posto collabora: il come non c'è, si costruisce insieme. Cosa cambierebbe se: niente sul governo del progetto; ma c'è la riga di stop della persona sola, e con lei «Se voleste che il lavoro non si fermasse senza quella persona: scrivere ciò che oggi sa solo lei — il come, non il chi.»

L'assistenza clienti con le escalation

A fine turno, guardando il risultato · ogni giorno · in giornata, da qualcuno che ha l'autorità · la direzione · sia il risultato sia come ottenerlo · a fine turno, e domani ricomincia · si rifà, costa soldi veri · niente: lo fa un altro con la procedura.

Operativa, governata come tale. Le eccezioni sono quotidiane, ma arrivano a chi le decide in giornata: 66,7 contro 60 che servirebbero. Pesa di più: ogni giorno (variabilità). Poi: sia il risultato sia come ottenerlo (obiettivo e metodo). Il posto coopera, e la riga sulle eccezioni dice «L'eccezione passa in giornata a chi ha l'autorità di deciderla.»: chi risponde le riconosce e le passa, non le decide.

Cambiate una sola risposta — le escalation vengono decise quando qualcuno se ne ricorda — e l'esito diventa Operativa, con eccezioni frequenti che non arrivano a decisione: 33,3 contro 60, il punto fioco, una terza riga nel perché («E le eccezioni: quando qualcuno se ne ricorda.») e il «se voleste» che apre due strade: «chi le incontra le decide, oppure la strada verso chi decide si accorcia». Stessa attività, un solo fatto diverso.

Le personalizzazioni chieste dai clienti

Settimane dopo, dagli effetti · ogni giorno · quando qualcuno se ne ricorda · la direzione · nemmeno il risultato · non è definito · si rifà, costa soldi veri · si perde qualcosa che nessuno sa ricostruire.

Progetto governato come operazione. Definizione 6,7, eccezioni a 33,3 con 100 che servirebbero: il punto in basso a sinistra, fioco, e la persona sola. Pesa di più: ogni giorno (variabilità). Poi: nemmeno il risultato (obiettivo e metodo). E le eccezioni: quando qualcuno se ne ricorda. È l'attività che l'azienda tratta come lavoro di tutti i giorni e che invece è un progetto mai riconosciuto. Cosa cambierebbe se: «Se voleste trattarlo come il progetto che è: un responsabile, una chiusura, e il metodo scritto dopo, non prima.»

La gestione delle non conformità in un'azienda certificata

Subito, con un controllo o uno strumento · ogni giorno · in giornata, da qualcuno che ha l'autorità · nessuno: lo impone una norma, un cliente, una certificazione · sia il risultato sia come ottenerlo · quando succede una cosa precisa · non si rifà: resta · si ferma finché non torna o non si trova qualcuno.

Il metodo è scritto, ma le eccezioni sono il lavoro. È il misto, ed è l'esempio più istruttivo: la procedura ISO c'è, ma ogni non conformità è un caso a sé. Definizione 56,7, eccezioni a 66,7 con 60 richieste: sopra la linea, di poco. Pesa di più: ogni giorno (variabilità). Poi: sia il risultato sia come ottenerlo (obiettivo e metodo). Due righe di stop: l'errore non si recupera, e il lavoro vive in una persona sola — il responsabile qualità. Il posto collabora per decidere come cooperare: ciascuno porta avanti la propria parte, l'eccezione si affronta insieme quando arriva. Tre righe di «se voleste»: sulle eccezioni, sull'errore che resta, sulla persona sola.

Se pensavate «è operativa e basta»: il modello vi contraddice, e ha ragione lui. Le eccezioni quotidiane sono il lavoro, non un incidente del lavoro.

La manutenzione programmata di un impianto

Settimane dopo, dagli effetti · ogni settimana · subito, da chi la incontra · il responsabile · sia il risultato sia come ottenerlo · a una data o a una consegna · si rifà, costa soldi veri · si perde qualcosa che nessuno sa ricostruire.

Il metodo è scritto, ma l'errore si vede tardi. Il piano c'è, le schede ci sono; l'intervento fatto male si vede alla fermata successiva. Definizione 53,3, eccezioni a 100 con 40 richieste: il manutentore decide da solo, e va bene. Il posto collabora per decidere come cooperare, nella stessa forma delle non conformità. Pesa di più: sia il risultato sia come ottenerlo (obiettivo e metodo). Poi: ogni settimana (variabilità). Ma la persona sola c'è: quale vite non va tirata a fondo, quale rumore vuol dire cosa, niente di questo è nel piano. È il lavoro documentato sulla carta e non nell'azienda.

6. Il documento

Si conserva. Dalla prima risposta in poi, tutto resta nel vostro browser — il piede dice esattamente dove — e non lascia il dispositivo. Riaprendo la pagina, lo strumento dichiara cosa ha trovato, quando e con quale versione, e vi chiede se riprendere. Ricominciare cancella.

Se usate la chiavetta sul computer di qualcun altro, le risposte restano nel browser di quel computer, dove ogni file aperto dal disco le può leggere: prima di andarvene, Ricomincia le cancella.

Si esporta in Markdown. Due pulsanti: negli appunti, o come file scaricato. Il nome del file porta data e ora, mai il testo dell'attività. Il documento contiene tutto l'esito, i due piani sotto due titoli, le otto risposte, e tre righe per le firme. Si apre in Obsidian, in qualsiasi editor, e regge in qualsiasi lettore Markdown.

Si stampa in PDF. Dal pulsante «Stampa», il browser produce un foglio bianco con la mappa ricolorata, nulla spezzato fra due pagine, le firme in fondo, la data di stampa. Nel dialogo di stampa togliete la spunta a «Intestazioni e piè di pagina»: altrimenti il browser stampa in calce il percorso del file sul vostro computer.

Le firme. Chi ha risposto, il responsabile dell'attività, chi decide. Sono tre righe vuote su carta: si scrivono a penna. È l'unico posto in cui un nome tocca questo strumento, e lo tocca fuori dallo schermo.

7. Cosa fare con l'esito

Portatelo in riunione, con le persone che governano quel lavoro. Leggete la frase secca ad alta voce. Poi la mappa. Poi «il posto, com'è»: è la descrizione di come funziona oggi, e se qualcuno dice «non è vero», la discussione è sulle risposte — correggetele, e ricalcolate. Solo alla fine «cosa cambierebbe se», e decidete voi.

Se l'esito è «niente da cambiare», tenetevelo. Se avete tre attività da guardare, fate tre valutazioni, non una.

Rifatelo fra qualche mese sulla stessa attività, con lo stesso numero di versione in mano: esiti nati da versioni diverse non sono automaticamente confrontabili, perché pesi e soglie possono cambiare. Il numero è in pagina, nel documento e nel PDF apposta.

8. I limiti, dichiarati

• La taratura è su sei casi costruiti, non vissuti in azienda. I pesi e le soglie sono una scelta di DeepAiUG, e cambieranno la prima volta che una PMI vera non si riconoscerà in un esito. Se succede a voi, è l'informazione più utile che potete darci.
• Il misto è frequente. Poco più di un esito su quattro, sulle combinazioni possibili. Non è un buco: ogni misto dice perché lo è.
• La domanda sulle eccezioni pesa molto, da sola. Se in azienda due persone la leggono in due modi diversi, l'esito cambia. Rispondete con l'ultimo caso reale, non con la regola.
• Non misura il costo di un'eccezione, solo quello di un errore. Una manutenzione che quando sbanda ferma la produzione oggi non ha un posto dove dirlo.

9. Attribuzioni e licenze

Gli assi variabilità e analizzabilità vengono da Charles Perrow, 1967, «A Framework for the Comparative Analysis of Organizations». La contingenza fra la natura del lavoro e la forma dell'organizzazione da Burns & Stalker, 1961, The Management of Innovation. Cooperare e collaborare sono definizioni di uso comune. La forma in cui le trovate qui nasce dal lavoro di Sebastiano Zanolli sul tema, e da una chiacchierata con l'amico Cristiano; e nella stessa chiacchierata è nata la distinzione fra descrivere come le cose funzionano e dire come dovrebbero. Pesi, soglie, guardia e frasi: taratura DeepAiUG, settembre 2026.

Codice MIT; domande, testi, modello decisionale e sistema visivo «Profondità Cognitiva» CC BY 4.0: liberi da usare, modificare e ridistribuire, anche per lavoro, citando la fonte.

Vincenzo «Gilles» Iodice — DeepAiUG. Per chi non si accontenta di stare a galla. 🤿